برنامه ریزی و مدیریت زمان

هدفهای مان را به زمان تبدیل کنیم

بارها و بارها شده است که در رسیدن به هدفی علی رغم تلاش بسیار زیاد دچار مشکل شده ایم. البته می تواند دلایل بسیار زیادی داشته باشد . یکی از مهمترین دلایل رایج می تواند کمبود وقت در شروع یا به پایان رساندن کار باشد.

و مساله این جاست زمان برای همه ثابت است . در شبانه روز 24 ساعت داریم نه بیشتر و نه کمتر!!  این برای همه انسانها یکسان است. تنها تفاوت عمده نحوه بهره برداری از این منبع است که نتایج متفاوت را به بار می آورد.

کوتاه ترین راه برای رسیدن به آرزوها؟

تا بدینجا مشخص شد که می خواهیم درباره چه صحبت کنیم. درباره اینکه طبق هدفها و رسالتهای فردی که برای خود مشخص کرده ایم باید چه کارهایی را در اولویت قرار دهیم!! برای هر کدام چه زمانی را اختصاص داده تا به نتیجه مطلوب و مورد نظر خودمان دست یابیم.

و ما این موضوع را تحت عنوان برنامه ریزی و مدیریت زمان بررسی خواهیم کرد. که برنامه ریزی همان اولویت بندی و باید و نباید هایی است که ما باید انجام داده و یا از انجام آن باید صرفنظر کنیم.  و در نهایت پس از گزینش کارها باید مدت زمان لازم را برای هرکدام مشخص کنیم و اولویت زمانی انجام هر کدام را در نظر بگیریم. و ما به این کار مدیریت زمان می گوییم.

 چرا باید از این مسیر برویم؟

بر کسی پوشیده نیست برای موفقیت و داشتن یک زندگی متعادل این که فقط اهداف و رسالتهای فردی مشخصی داشته و برای آنها تلاش کنیم کافی نیست. و نیازمند به برنامه ریزی هستیم تا در میان کارهای زیادی که بصورت روزمره را احاطه کرده اند بتوانیم روی کارهایی تمرکز کنیم . تا بیشترین نتیجه را برای ما به بار آورندو ما را به هدفهایمان نزدیک تر کنند . هر چند در این راه مجبور باشیم کارهای لذت بخش دیگر با اهمیت کمتر را کنار بگذاریم . و پس از برنامه ریزی باید بدانیم که کارها در اسرع وقت باید انجام گردد و کدام کارها نیاز به زمان بیشتری دارد ؟ چه کارهایی دارای زمان مشخص و سررسید است؟ که همه اینها ما را ناگزیر به مدیریت منبع محدود و ارشمند یعنی زمان می کند. که ما را تحت عنوان مدیریت زمان بررسی می کنیم.

چگونه راهمان را هموار کنیم؟

و اما در این قسمت می خواهیم به دو سئوال پاسخ دهیم:

اول اینکه چگونه در میان کارهای زیادی که دور  و برمان است اولویت بندی اهمیتی انجام دهیم ؟

دوم کارهای مهمتر را در چه اولویت زمانی و باصرف چه زمانی انجام دهیم؟

در پاسخ به سئوال اول قبل از هر چیز اشاره کوتاهی به قانون پارتو یا قانون 80/20 می کنیم که می گوید 80 درصد نتایج مطلوب حاصل تنها 20 درصد فعالیتها ست . اگر این قانون را تا بحال نشنیده اید شاید در نگاه اول برایتان خنده دار به نظر برسد. اما شواهد و بررسیها نشان داده است که در بسیاری از موارد این نظریه صادق است.

پس ما باید به دنبال کارهایی باشیم که ما را در روند رسیدن به اهدافمان 80 درصد پیشرفت می دهند . این در اوایل کار شاید سخت و حتی غیر ممکن به نظر برسد . اما با آزمون و خطا و ممارست به نتایج چشمگیری دست پیدا خواهیم کرد.

در مرحله بعد باید اشاره به ماتریس آیزنهاور کنیم ،که در مورد اولویت زمانی انجام کارها است. که از دو حالت بر اساس اهمیت نوع کار و دو حالت بر اساس ضرورت و فوریت انجام کار برایمان 4 حالت بوجود می آید:

ذکاوت: به کارهایی گفته می شود که اهمیت بالایی دارند ولی ضرورت زمانی ندارند ولی 80 درصد نتایج از انجام این کارها بوجود می آید . در صورت به تعویق انداختن تبدیل به ضرورت زمانی می شوند. به عنوان مثال می توان یادگیری مهارتهای توسعه فردی یا هر مهارت دیگری را بیان کنیم . در طولانی مدت برای ما سکوی پرتاب و جهشی رو به جلو می باشند . اما به دلیل  زمان بر بودن این فرآیند است که اغلب مورد غفلت قرار گرفته است.  در بسیاری موارد باعث بروز مشکلات و خسارتهایی در شئون مختلف زندگی ما می شوند.

حماقت: به کارهایی گفته می شود که نه از اهمیت زیادی برخوردارند و نه ضرورت زمانی دارند. در نتیجه مشخص است فقط زمان ما را به هدر می دهند. به عنوان مثال می توان تمام محرکهایی که باعث حواسپرتی ما می شوند را در این دسته قرار داد. از چک کردن های بی مورد رسانه های اجتماعی یا محرکهای صوتی غیر مهم مثل زنگ تلفن یا پیامکهای تبلیغاتی یا هر زنگ هشداری که بیهوده حواس ما را پرت می کند.

ضرورت: به کارهای با اهمیتی گفته می شود که نتایج آن برای ما ارزشمند است ولی با تعویقهایی که صورت گرفته تبدیل به ضرورت شده است . ما باید در اسرع وقت آنها را انجام دهیم. این مورد نیاز به مثال خاصی ندارد چون اکثر ما تجربه تلنبار شدن کارهای عقب مانده را حتی در یک برهه زمانی مشخص داریم.

بطالت: به کارهایی  که برای انجام انها  که در تنگای زمانی هستیم گفته می شود. اما نتیجه چندانی هم به دنبال نخواهند داشت. مثال بارز آن پاسخ دادن به تماسهای غیر ضروری یا پاسخ دادن به ایمیل  های با اهمیت کمتر یا هر کاری که یا یک محرک درونی یا بیرونی ما را سوق به انجام آن می دهد.  ولی انجام دادن یا ندادن آن نفع یا ضرر خاصی را متوجه ما نمی کند. حتی در برخی موارد بهتر این است به دیگران واگذر شوند .

با در نظر گرفتن این 4 حالت می توان گفت 20 درصد فعالیتی که ما را بیش از پیش به هدفهایمان می رساند کارهایی است که ذکاوت محسوب می شود. و بقیه کارها در اولویت اهمیت و زمانی بعدی قرار می گیرند.

چه تصمیمی برای رسیدن به اهدافتان گرفته اید؟

تا بدینجا به دو موضوع مهم یعنی برنامه ریزی و مدیریت زمان بصورت کلی اشاره کردیم . در نهایت راه ساده ای برای تشخیص اولویتها معرفی کرده ایم. اما همانطور که قبلا هم ذکر شد این کار همانند بقیه مهارتها نیاز به استمرار و آزمون و خطا و بازخورد گرفتن از نتایج و اصلاح در روند  را می طلبد.

در آخر از اینکه تا بدینجا ما را همراهی کرده اید و با نقطه نظرات سازنده و شفاف خود ما در خدمتگذاری هر چه بهتر رهنمون می کنید کمال تشکر و قدردانی را دارم.